ஆவணக்காப்பக மேலாண்மையில் இந்தப் பிரச்சனைகளை நீங்கள் எதிர்கொண்டிருக்கிறீர்களா?
● ஆவணக்காப்பகப் பட்டியலிடும் செயல்முறை சிக்கலானதாகவும் திறனற்றதாகவும் உள்ளது, மேலும் அதை ஒழுங்கமைக்க நீண்ட நேரம் எடுக்கும்.
● ஆவணக் காப்பகங்களைப் பார்வையிட அதிக நேரம் எடுப்பதோடு, அந்தப் பார்வையிடுதலின் துல்லியத்தன்மை தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்வதும் கடினமாக உள்ளது.
● ஆவணக் காப்பகச் சேமிப்பின் ஒழுங்கு எளிதில் சீர்குலைந்துவிடும், மேலும் அது ஒருமுறை தவறான இடத்தில் வைக்கப்பட்டால், அதைக் கண்டுபிடிப்பது கடினமாகிவிடும்.
● ஆவணக்காப்பகங்களின் சரக்கு விவரப் பட்டியல் செயல்பாடு அறிவியலற்றது.
● பொது ஆவணக்காப்பகங்களின் பயன்பாட்டு விகிதம் அதிகமாக இல்லை.
● ஆவணக் காப்பகத்தின் இரகசியத்தன்மைப் பணிகள் இன்னமும் மனித உழைப்பையே சார்ந்துள்ளன; இதனால் இரகசியத்தன்மை குறைவாகவும், ஆபத்து அதிகமாகவும் உள்ளது.
● ஆவணக் காப்பக இழப்புத் தடுப்புப் பணிகள் பின்தங்கியுள்ளதால், பல மதிப்புமிக்க ஆவணங்கள் சேதமடைகின்றன அல்லது இழக்கப்படுகின்றன.
RFID காப்பக மேலாண்மை தொழில்நுட்பம் இந்தப் பிரச்சனைகளை வரலாறாக மாற்றிவிடுகிறது.
01
RFID கோப்பு மேலாண்மை என்பது என்ன?
சுருக்கமாகச் சொன்னால், ஒவ்வொரு கோப்பிலும் ஒரு “மின்னணு அடையாள அட்டையை” (RFID டேக்) இணைத்து, பின்னர் ஸ்மார்ட் சாதனங்களைப் பயன்படுத்தி அதை விரைவாக அடையாளம் கண்டு நிர்வகிப்பதே இதன் நோக்கமாகும். முக்கிய கூறுகள்:
※ மின்னணு அடையாளக்குறி: கோப்புப் பை/கோப்புடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளது, தனித்துவமான எண்
※ வாசிப்பு மற்றும் எழுதும் உபகரணங்கள்: கையடக்க சாதனம், சேனல் கதவு, ஸ்மார்ட் கேபினட் போன்றவை.
※ மேலாண்மை அமைப்பு: கோப்புகளின் இருப்பிடம் மற்றும் நிலையை எந்த நேரத்திலும் சரிபார்க்க கணினி/கைபேசி.
02
கோப்பு நிர்வாகத்தில் உள்ள சிரமங்களை RFID எவ்வாறு தீர்க்கிறது?
முக்கியப் பிரச்சினை 1: கைமுறையாகத் தேடுவது மிகவும் மெதுவாக உள்ளது, ஒரு கோப்பிற்குச் சராசரியாக 15 நிமிடங்கள் ஆகிறது.
RFID தீர்வு: கையடக்கக் கருவி மூலம் ஸ்கேன் செய்து 3 வினாடிகளில் கோப்பைக் கண்டறியவும்.
வழக்கு: நீதிமன்றம் இதை ஏற்றுக்கொண்ட பிறகு, கோப்பு பரிமாற்றத்திற்கான நேரம் 30 நிமிடங்களிலிருந்து 1 நிமிடமாகக் குறைக்கப்பட்டது.
சிக்கல் 2: பொருட்களைத் தொலைப்பது எளிது, மேலும் கடன் பதிவுப் புத்தகத்தில் உள்ள பதிவுகளைத் தவறவிடுவதும் எளிது.
RFID தீர்வு: வழித்தடக் கதவைக் கடந்து செல்லும்போது, கோப்பு அதன் நுழைவு மற்றும் வெளியேற்றத்தைத் தானாகவே பதிவு செய்கிறது, மேலும் காலாவதி தேதிக்குப் பிறகும் அது திருப்பித் தரப்படாவிட்டால் தானாகவே நினைவூட்டுகிறது.
விளைவு: ஒரு குறிப்பிட்ட ஆவணக்காப்பகத்தின் இழப்பு விகிதம் 95% குறைந்தது.
சிக்கல் 3: சரக்கு விவரப் பட்டியல் தயாரிக்க நேரம் எடுக்கும், மேலும் 10 பேர் சேர்ந்து 10,000 கோப்புகளைப் பட்டியலிட ஒரு வாரம் ஆகும்.
RFID தீர்வு: கையடக்கக் கருவியானது அலமாரிகளுக்கு இடையே நகர்ந்து சென்று, 1 மணி நேரத்தில் முழு நூலகத்தின் கணக்கெடுப்பையும் நிறைவு செய்கிறது.
தரவு: சரக்கு இருப்பு செயல்திறன் 20 மடங்கு அதிகரித்துள்ளது.
03
RFID கோப்பு மேலாண்மையைச் செயல்படுத்துவதற்கான மூன்று படிகள்
படி 1
குறியிடுதல்: ஒவ்வொரு கோப்பிலும் உலோகம்/காகிதம் ஒட்டாத RFID குறியீட்டை (தபால் தலை அளவுள்ள) ஒட்டவும்.
அடையாளத் தகவல்: கோப்பு எண், பெயர், இரகசியத்தன்மை நிலை போன்றவை.
படி 2
படி 3
கணினி அமைப்பு தானாகவே பதிவு செய்கிறது: இதை யார் இரவல் வாங்கியது? நீங்கள் எப்போது இரவல் வாங்கியது? கோப்பு இப்போது எங்கே உள்ளது? சேமிப்பக நிலை இயல்பாக உள்ளதா?
04
பார்கோடுக்கு பதிலாக RFID-ஐ ஏன் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்?
● சீரமைக்க வேண்டிய அவசியமில்லை: கோப்புகள் ஒன்றன் மேல் ஒன்றாக அடுக்கப்பட்டிருந்தாலும் அவற்றை அடையாளம் காண முடியும்.
● தொகுப்பு வாசிப்பு: ஒரு நேரத்தில் ஒரு முழு கோப்புப் பெட்டியையும் ஸ்கேன் செய்தல்
● வலுவான நீடித்துழைப்பு: லேபிளின் ஆயுட்காலம் 10 ஆண்டுகளுக்கும் மேல்.
05
எந்த அலகுகள் பொருத்தமானவை?
✅ அரசாங்க ஆவணக் காப்பகங்கள்
✅ மருத்துவமனை மருத்துவப் பதிவுகள்
✅ நிறுவன ஒப்பந்த அறை
✅ பள்ளி ஆவணக் காப்பக மையம்
✅ பொதுப் பாதுகாப்பு, அரசுத் தரப்பு மற்றும் நீதித்துறை கோப்புகள்
06
எதிர்காலத்தில் இது இன்னும் புத்திசாலித்தனமாக இருக்கும்!
செயற்கை நுண்ணறிவு கணிப்பு: கடன் வாங்கும் அதிர்வெண்ணுக்கு ஏற்ப சேமிப்பிடத்தைத் தானாகவே சரிசெய்யும்.
வெப்பநிலை மற்றும் ஈரப்பதக் கண்காணிப்பு: விலைமதிப்பற்ற ஆவணங்களைப் பாதுகாக்க, குறிப்பான்கள் உணரிகளுடன் ஒருங்கிணைக்கப்பட்டுள்ளன.
பிளாக்செயின் ஆதாரச் சேமிப்பு: காப்பகப் புழக்கப் பதிவேடுகளைத் திருத்த முடியாது என்பதை உறுதிசெய்யுங்கள்.
சுருக்கம்: RFID காப்பக மேலாண்மையானது, "செயலற்ற காப்பகங்களை" "செயல்பாட்டில் உள்ள தரவுகளாக" மாற்றி, நிர்வாகிகளை மீண்டும் மீண்டும் செய்யும் வேலையிலிருந்து விடுவிக்கிறது. கோப்புகளைக் கண்டுபிடிப்பதில் உங்களுக்கு இன்னும் சிரமம் இருந்தால், இந்த "ஒரே ஸ்டிக்கர், ஒரே ஸ்கேன்" தொழில்நுட்பத்தை ஏன் முயற்சி செய்யக்கூடாது!
பதிவிட்ட நேரம்: மே-26-2025
